La transformación digital, una necesidad presente

La crisis mundial provocada por la pandemia del COVID-19 impone retos para la supervivencia en el mundo de los negocios, la gran mayoría de los negocios se ha visto en la obligación de adaptarse y reinventarse ante esta nueva realidad que los obliga a transformarse —digitalmente— para trabajar eficazmente bajo la modalidad a distancia, para proteger a sus empleados de riesgos de contagio y acatar las restricciones gubernamentales y sanitarias.

Se trata de integrar la tecnología digital en las áreas de la empresa que se requiera, transformando los procesos de operación para brindar valor a los clientes, todo en función de ayudar a la organización a seguir el ritmo de las demandas de los clientes.

Para algunos dueños de negocio, la tecnología es un área poco conocida, y por eso recopilé herramientas claves para volver el trabajo colaborativo mucho más eficiente. Hablo de plataformas para la gestión de proyectos, organizadores de agendas y tareas, administradores de tiempo, aplicaciones para comunicación a distancia, transmisión de archivos y reportes, que permiten compartir información y datos; todas son herramientas utilitarias para preservar la eficacia y la calidad del trabajo, y estas son algunas de ellas:

Basecamp. Es una plataforma que permite organizar proyectos de forma remota, cuenta con tableros para visualizar comentarios, así como verificar las tareas que ya se realizaron y las que faltan por hacer.

Google Docs. Es una herramienta de Google y funciona mediante el buscador. Permite desarrollar y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Al permanecer guardados en la nube, estos pueden ser compartidos con otros usuarios, de manera sencilla.

Google Drive. Es una plataforma que ofrece almacenamiento para cualquier tipo de archivos en la nube; que pueden ser compartidos con usuarios a quienes se les dé acceso o al equipo.

Google Calendar. Esta herramienta puede enviarte notificaciones sobre eventos que hayas agendado. Permite al equipo estar al tanto de las actividades programadas.

Microsoft To-Do. Se trata de una herramienta integrada a Office, facilita el monitoreo de tareas y actividades mediante alertas y recordatorios. Programa las tareas pendientes y permite darle seguimiento al avance de los distintos proyectos.

Google Hangouts. Ofrece la posibilidad de compartir la pantalla durante una videollamada, al tiempo que puede  conectarse con YouTube para compartir las sesiones.

Zoom. Esta herramienta de comunicación permite establecer videoconferencias hasta con 100 personas, de manera simultánea. Es de suma utilidad para llevar a cabo reuniones a distancia con distintos equipos de trabajo o áreas.

Skype. Con esta aplicación puedes hacer llamadas a teléfonos fijos o móviles desde cualquier parte del mundo, grabar llamadas, así como compartir presentaciones de PowerPoint, fotos, encuestas y otros archivos en la pantalla.

Teams. Es de Microsoft, facilita los chats y conferencias para grupos de trabajo, permite realizar reuniones virtuales, compartir y editar archivos entre los miembros de un equipo al mismo tiempo, organizar reuniones en un calendario que se sincroniza con el de Outlook.

Slack. Es la competencia de Teams, sirve para compartir archivos, mantener conversaciones con una o varias personas y se sincroniza con algún sistema de alojamiento en la nube o calendario virtual.

WeTransfer. Es el mejor apoyo para enviar archivos de gran tamaño, los cuales permanecen almacenados hasta una semana en la nube.

Dropbox. Es un sistema versátil y amigable de almacenamiento de archivos.

Trello. Te ayuda a organizar y priorizar proyectos como si fuera una agenda virtual. La aplicación se sincroniza con todos los dispositivos.

Time Trade. Facilita la sincronización de las agendas de las personas con las que te reúnas y se complementa perfectamente con Google Calendar.

Como ves, el distanciamiento social ni las crisis son un inconveniente, excusa, ni mucho menos un obstáculo para mantener tu negocio operativo y comunicarte eficazmente con tu equipo de trabajo.

 ¿Qué acciones tomarás en tu negocio y en tu vida, en este sentido?

José Luis González ActionCOACH, Consultoría empresarial.

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